Verbinden Sie Ihren WooCommerce Webshop mit FIRA, damit Angebote und Rechnungen automatisch generiert werden können, wenn eine Bestellung eintrifft oder wenn Sie eine Bestellung in WooCommerce als abgeschlossen markieren.
Sehen Sie sich unser Video-Tutorial zur Verbindung von WooCommerce mit FIRA an.
FIRA Webshop Einstellungen
1. Allgemeine Einstellungen
Ihre Webshop-Domain sollte kopiert werden, einschließlich “https://“ am Anfang und ohne das abschließende “/“ am Ende.
Den geheimen Schlüssel bestimmen Sie selbst – er kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben, Zahlen und/oder Zeichen sein – und speichern ihn in FIRA und im WooCommerce-Webhook für FIRA (WooCommerce > Einstellungen > Erweitert > Webhooks).
Wenn Sie neben dem Produktnamen auch die Produktbeschreibung von Shopify übernehmen möchten, aktivieren Sie die Option „Produktbeschreibung in Webshop-Rechnung einbeziehen“. Beachten Sie, dass die Beschreibung in manchen Fällen auch unleserliche Metadaten enthalten kann. Sollten Sie dies beim Testen bemerken, ist es notwendig, diese Option wieder zu deaktivieren.
Sehen Sie sich unser Video-Tutorial zum Einrichten von Webhooks an.
2. Einstellungen zur Rechnungsnummer
Webshop-Angebote werden in FIRA ausschließlich mit einer fortlaufenden Nummer generiert. Wenn das letzte Angebot beispielsweise die Nummer 43 hat, wird das nächste, basierend auf der Webshop-Bestellung, generierte Angebot die Nummer 44 bekommen.
Sie können das Format der Rechnungsnummer selbst festlegen. Das 2-4 Rechnungselement können Sie separat für die Webshop-Rechnung definieren. Die Rechnung wird entsprechend diesem Formates erstellt.
Hinweis: Sie können Fiskalrechnungen nur erstellen, wenn Ihr Fiskalzertifikat unter „Einstellungen – Fiskalisierung“ hochgeladen wurde und alle erforderlichen Informationen ausgefüllt wurden.
3. Einstellungen zur Zahlungsart
Legen Sie in WooCommerce einen Webhook mit dem Thema (Topic) „Bestellung aktualisiert“ fest. Über diesen Webhook erhält FIRA Informationen für zwei Ereignisse herunter:
- Order creation — wenn der Kunde eine Bestellung aufgibt und
- Order fulfillment: Wenn Sie den Bestellstatus auf „erfüllt“ ändern.
Für jedes Ereignis können Sie festlegen, welches Dokument (z.B. Angebot oder Rechnung) FIRA abhängig von der Zahlungsart dieser Bestellung generieren soll.
Sie können außerdem festlegen, ob das generierte Dokument direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet werden soll und ob der QR-Code für die schnelle Zahlung auf diesen Angeboten und Rechnungen angezeigt werden soll.
Beispiel: Sie bieten in Ihrem Webshop folgende Zahlungsarten an: PayPal, Banküberweisung und Kartenzahlung (Beispiel wie im Bild unter 3.).
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Wenn der Kunde mit Karte zahlt, möchten Sie, dass die Fiskalrechnung sofort bei 1. Bestellung des Kunden erstellt wird → „Karte“ zur Matrix bei Auftragserstellung (order creation) und Fiskalrechnung (Karte) hinzufügen.
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Zahlt der Kunde mit PayPal, soll die Rechnung sofort erstellt werden bei 1. Auftragserstellung → fügen Sie „PayPal“ zur Matrix bei Auftragserstellung und Rechnung hinzu.
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Wenn der Kunde per Banküberweisung zahlt, möchten Sie, dass das Angebot mit einem QR-Code für eine schnelle Zahlung bei 1. Auftragserstellung erstellt und automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet wird → Fügen Sie in der Auftragserstellung und im Angebot „Bank deposit“ zur Matrix hinzu.
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Nach der Zahlung auf das Bankkonto möchten Sie, dass die Rechnung nach 2. Auftragserfüllung erstellt wird → Fügen Sie „Bank deposit“ zur Matrix bei Auftragserfüllung und Rechnunghinzu.
Wichtige Hinweise
Zahlungsart
Es gibt verschiedene Zahlungsmethoden (Stripe, CorvusPay, etc.), die in WooCommerce integriert werden können. Sollte eine Bestellung mit einer Zahlungsart erscheinen, die Sie nicht vorab zugeordnet haben (3. Zahlungsart-Einstellungen), generiert FIRA automatisch ein Angebot und informiert Sie darüber, dass eine neue Zahlungsart erkannt wurde.
Dann ist es notwendig, diese Zahlungsmethode zuzuordnen – z.B. für „Stripe“ 1. Aufragserstellung → Fiskalrechnung (Karte), damit FIRA für die nächste Bestellung eine Fiskalrechnung erstellen kann
Testen
Bevor Sie die Integration in Betrieb nehmen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen und Angebote korrekt erstellt werden. Eine sorgfältige Überprüfung hilft, spätere Anpassungen oder Korrekturen zu vermeiden.
Wir empfehlen, während der Testphase in der Matrix ausschließlich die Generierung von Angeboten zu aktivieren. So vermeiden Sie, dass Rechnungen oder Fiskalrechnungen storniert werden müssen, was den Testprozess deutlich vereinfacht.
Die FIRA WooCommerce-Integration funktioniert in der Regel problemlos mit den Standardeinstellungen und ohne zusätzliche Plugins. Zwar wurde die Kompatibilität mit einer Auswahl an Plugins erfolgreich getestet, jedoch kann aufgrund der Vielzahl verfügbarer Erweiterungen keine uneingeschränkte Kompatibilität in allen Kombinationen garantiert werden.
Plugins
Es gibt verschiedene Plugins, die zusätzlich in WooCommerce installiert werden können. Plugins können sich auf Produkte, Preise oder Rabatte auswirken und leider den Standarddatensatz ändern, den WooCommerce per Webhook an FIRA sendet, was dazu führen kann, dass ein Angebot oder eine Rechnung in FIRA nicht korrekt oder überhaupt nicht generiert wird.
Deshalb ist es äußerst wichtig, die anfängliche Integration sowie jede Änderung gründlich zu testen, insbesondere nach dem Hinzufügen eines neuen Plugins.
Brutto- und Nettopreis des Produkts
FIRA berechnet den Produktpreis und den Gesamtpreis nach dem Nettoprinzip. Die Mehrwertsteuer wird zum Gesamtnettopreis des Produkts addiert (Mehrwertsteuerbasis), um den Gesamtbruttopreis zu erhalten. Webshops arbeiten in der Regel auf Bruttobasis und errechnen Bruttopreise inklusive Mehrwertsteuer.
Um einen solchen Bruttopreis korrekt in einen Nettopreis umzurechnen, ist es notwendig, drei Nachkommastellen des Nettopreises des Produkts zu verwenden, da sonst die Möglichkeit einer rundungsbedingten Preisdifferenz besteht.
MwSt. und ohne MwSt
Wenn Sie in FIRA angegeben haben, dass Ihr Unternehmen im Mehrwertsteuersystem ist, ist es wichtig, dass der Preis Ihrer Produkte in WooCommerce auch die Mehrwertsteuer enthält, die unter „Einstellungen“ > „Steuer“ > „Ja, ich werde Preise inklusive Mehrwertsteuer eingeben“ festgelegt werden kann.
Ist Ihr Unternehmen nicht mehrwertsteuerpflichtig, müssen die in Shopify hinterlegten Preise netto, also ohne Mehrwertsteuer, ausgewiesen werden.
Lieferung und Rabatt
Versandkosten oder Rabatte, die für ein bestimmtes Produkt oder eine gesamte Bestellung gelten, werden in FIRA als separate Positionen auf der Rechnung ausgewiesen.
Bitte beachten Sie: Wenn Ihr Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, muss auch in den Versandkosten die Mehrwertsteuer enthalten sein. Andernfalls werden sie im Angebot oder auf der Rechnung mit 0 % Mehrwertsteuer ausgewiesen.
