Elektronički računi: Budućnost poslovanja ili samo teret?
Tko mora imati elektronički arhiv?
Je li to obveza samo za državne institucije i javne naručitelje zbog Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi?
Odgovor je jednostavan: svi koji šalju i primaju e-račune trebaju imati e-arhivu.
Prije su se računi arhivirali u papirnatom obliku, a kod e-računa to se sada odvija elektronički.
E-račun nije isto što i digitalni račun
Prije nego što zaronimo u priču o arhiviranju, razjasnimo osnovno: e-račun nije isto što i račun u PDF formatu. E-račun je račun izdan, poslan i primljen u strukturiranom elektroničkom obliku (XML format), što omogućuje automatsku obradu u računovodstvenim programima.
S druge strane, PDF koji šaljemo e-mailom nije pravi e-račun jer ne omogućuje automatsku obradu – on je samo digitalna verzija papirnatog računa. Izgleda moderno, ali ne ispunjava sve zakonske uvjete. Drugim riječima: ako mislite da je dovoljno spremiti račun u PDF-u na računalo – to nije to.
Tko mora imati e-arhivu?
Bilo da ste mali poduzetnik, obrt ili veća tvrtka – ako koristite e-račune, morate ih čuvati u izvornom elektroničkom obliku.
E-račune ne možete isprintati i spremiti u registrator. Prema Zakonu o računovodstvu, poslovne dokumente morate čuvati u izvornom obliku. To znači da papirna verzija e-računa nije dovoljna.
Dakle, svi poslovni subjekti, a ne samo javne institucije, trebaju imati sigurnu i kontroliranu elektroničku arhivu.
Kako odabrati e-arhivu?
Imate dvije opcije:
- Povjeriti arhiviranje ovlaštenom informacijskom posredniku – brzo, sigurno i zakonski usklađeno.
- Organizirati vlastitu arhivu – moguće, ali zahtijeva dodatne tehničke i sigurnosne uvjete (dugoročna čitljivost, zaštita podataka itd.).
Zaboravite spremanje na USB ili hard disk – kvarovi se događaju, a tehnologije zastarijevaju. Sjetite se CD-a – nekada standard, a danas ih većina kompjutera više ni ne podržava. Dokumenti se zakonski moraju čuvati najmanje 11 godina. Ako se odlučite za vlastitu arhivu onda jedino cloud rješenje za spremanje eRačuna može biti opcija.
Koliko to košta?
Mnogi mali poduzetnici misle da je e-arhiva dodatni trošak. Dobra vijest: danas postoje cloud rješenja koja su financijski prihvatljiva ili čak besplatna. Kada uračunate trošak papira, printera, registratora i prostora za arhivu, e-arhiva može biti i jeftinija. A ako nemate e-arhivu? Kazne nisu bezazlene – od 1.320 € do 13.270 €, ovisno o težini prekršaja.
Besplatna e-arhiva za korisnike FIRA-e
FIRA nudi izdavanje e-računa u svim svojim paketima, u suradnji s našim partnerom ePoslovanje, registriranim posrednikom za slanje i primanje e-računa.
E-arhiva je uključena u ponudu i potpuno besplatna. Svaki e-račun (XML dokument) se arhivira i može se bilo kada preuzeti i dodatno lokalno pohraniti, ako to želite.
