Elektronički računi: Budućnost poslovanja ili samo teret?
Elektronički računi: Budućnost poslovanja ili samo teret?
Ako ste poduzetnik, vjerojatno ste primijetili sve češće rasprave o elektroničkim računima (eRačunima) i njihovoj ulozi u poslovanju. Od 2019. godine eRačuni su obavezni za transakcije s javnim naručiteljima (eng. Business to Government ili B2G), no njihova upotreba u poslovanju između poduzetnika još uvijek nije u potpunosti zaživjela. Međutim, s planiranom implementacijom sustava Fiskalizacija 2.0, od 2026. godine, razmjena eRačuna postat će standard, bolje rečeno obavezna u B2B (Business to Business) poslovanju, a njihovo korištenje znatno će se povećati.
Što je eRačun?
Elektronički račun je digitalni dokument (XML format) strukturiran prema određenim standardima i digitalno potpisan. Svi elementi računa su strojno čitljivi, što omogućava njegovu automatsku obradu. U osnovi, eRačun omogućuje izravnu razmjenu računa između poslovnih subjekata putem računalnih sustava, što može ubrzati cijeli proces fakturiranja, smanjiti potrebu za ručnim unosom podataka, eliminirati greške i ubrzati procese naplate.
Svaki eRačun dostavlja se u sustav za eRačune (XML dokument i ostali eventualni privici), kojim upravlja i administrira FINA. Zatim se usmjerava na primatelja, koji ga prima kroz aplikaciju koju koristi za slanje i primanje eRačuna ili putem e-maila ako još ne koristi takvu aplikaciju. Status slanja i zaprimanja eRačuna može se pratiti kroz ovaj sustava, a mogući statusi su, primjerice, “poslan”, “zaprimljen”, “odobren” ili “odbijen”.
Prednosti eRačuna
Uvođenje eRačuna donosi brojne prednosti za izdavatelje i primatelje.
Za izdavatelje:
- Jednostavno praćenje isporuke i prihvata eRačuna kroz sustav
- Digitalna arhiva koja osigurava sigurno čuvanje dokumenata
- Veća transparentnost u poslovanju
Za primatelje:
- Brža obrada i plaćanje računa (ako primatelj koristi sustav koji automatski može obraditi eRačun)
- Manja mogućnost ljudskih pogrešaka
- Moguća integracija s računovodstvenim softverima
- Pojednostavljena kontrola i arhiviranje
Osim financijskih i organizacijskih prednosti, eRačuni imaju i ekološki aspekt – smanjuju potrebu za papirom, ispisom i fizičkim arhiviranjem.
Fiskalizacija 2.0 – što nas čeka?
Porezna uprava definira Fiskalizaciju 2.0 kao sustav za bezgotovinsko plaćanje putem eRačuna s integriranom e-arhivom te naprednim online knjigovodstvom u sustavu PDV-a.
Fiskalizacija 2.0 predviđa obveznu razmjenu eRačuna između pravnih osoba (B2B), čime će Porezna uprava imati uvid u račune u stvarnom vremenu. Iako to donosi veći nadzor, dugoročno može smanjiti administrativni teret poduzetnicima jer će broj izvještaja i manualnih prijava potencijalno biti manji.
Digitalna arhivacija eRačuna jedna je od komponenti ovog sustava. Zakonski, svi računi moraju biti čuvani 11 godina, što znači da poduzetnici moraju osigurati siguran način pohrane svojih podataka. eRačuni se mogu pohraniti i arhivirati od strane pošiljatelja, a preporučuje se čuvanje više kopija na različitim lokacijama. Korištenje certificiranih informacijskih posrednika će dodatno osigurati sigurnost i dostupnost dokumenata. Posrednici ili tvrtke koje su vlasnici aplikacija za izdavanje računa u suradnji s posrednicima često nude besplatno arhiviranje eRačuna.
Više o Fiskalizaciji 2.0 na stranici porezne uprave: https://porezna.gov.hr/fiskalizacija/bezgotovinski-racuni/bezgotovinski-racuni-uvod
Priprema za budućnost
Hrvatska planira uvesti obveznu upotrebu eRačuna u B2B transakcijama od 2026. godine, u skladu s europskim smjernicama. Europska unija procjenjuje da bi potpuna digitalizacija razmjene računa mogla donijeti uštede od 423 milijarde eura, dok se pojedinačne uštede po računu kreću između 7 i 20 eura.
Je li ta procjena realna, teško je reći, no u svakom slučaju svaki će poduzetnik u početku imati trošak za slanje eRačuna jer će biti prisiljen koristiti aplikaciju koja omogućuje njihovo slanje. Često korištenje takve aplikacije nije ograničeno samo na slanje eRačuna, već dovodi i do veće digitalizacije kroz druge funkcionalnosti. Vremenska ušteda na fakturiranju i svim povezanim procesima može biti značajna.
Poduzetnici se već sada trebaju pripremiti za nadolazeće promjene. Odabir aplikacije i pouzdanog informacijskog posrednika, prilagodba poslovnih procesa i edukacija zaposlenika ključni su koraci za uspješnu tranziciju na novi sustav.
Zaključak
eRačuni nisu samo administrativna obveza, već i prilika za modernizaciju poslovanja. Oni donose brže, sigurnije i učinkovitije poslovne procese koji će, uz ispravnu implementaciju, olakšati rad poduzetnicima i računovođama te doprinijeti digitalnoj transformaciji gospodarstva.
